【導入文】
日常生活やビジネスの場面では、何気ないやり取りが後に大きなトラブルにつながることがあります。その多くは「言った・言わない」の問題です。こうしたトラブルを防ぐためには、普段から“文書として記録を残す習慣”を身につけることが非常に重要です。本記事では、誰でもすぐに実践できる文書の残し方や、揉めないための記録術を分かりやすく紹介します。
1. なぜ文書を残すことが重要なのか？
トラブルの多くは、双方の認識のズレから発生します。
（1）口頭だけでは記録が残らない
- 「言った・言わない問題」が発生
- 時間が経つと記憶が曖昧になる
- 解釈の違いが生まれる
（2）文書があればトラブルを防止できる
- 証拠として残せる
- 取引内容を明確にできる
- 後から確認できる
裁判でも、メールやLINE記録が重要証拠として扱われることがあります。
2. 日常でできる「簡単な記録の残し方」
難しい契約書を作る必要はありません。
普段から少し意識するだけでトラブルを大きく減らせます。
3. 方法1：メール・LINEを活用する
（1）確認メッセージを送るだけでOK
「本日の話の内容ですが、以下の点で認識一致していますか？」
これだけで立派な証拠になります。
（2）スクリーンショットも有効
画面キャプチャを保存しておくことで、後から確認できます。
4. 方法2：メモ・写真で記録する
（1）メモ書きは証拠になり得る
手書きメモでも
- 日付
- 内容
- 相手の言葉
を記録すれば“補助証拠”になります。
（2）ホワイトボードや現場写真も活用
会議中のホワイトボードや、現場状況の写真などは非常に有効です。
5. 方法3：簡易的な文書を作る（覚書・合意書など）
大げさな契約書でなくても、
「覚書」「合意書」など簡易文書を1枚残しておくだけで安心です。
（1）覚書の例
- 支払い金額
- 納期・作業範囲
- 役割分担
最低限これらを記載して双方が署名すればOKです。
6. 方法4：音声録音を活用する
（1）会話の録音は証拠になり得る
違法性のない範囲で録音した音声は、民事の場で証拠として採用される場合があります。
（2）録音の注意点
- 相手に気づかれない録音は予期せぬトラブルを招く可能性があります。
- 公表はしない（名誉毀損・プライバシー侵害となる可能性）
<7. 取引の種類別に見る「必ず記録を残すべき場面」
（1）お金の貸し借り
金銭トラブルで最も多いのが「借りた・借りていない」の争い。
必ず書面やLINEで記録を残しましょう。
（2）仕事の依頼・業務委託
納期・金額・作業内容は必ず文書化するべきです。
（3）重要な契約交渉
会議録や議事メモを残すだけで大きな効果があります。
8. 文書管理を習慣化するコツ
（1）フォルダを分けて整理する
- 仕事
- プライベート
- 家族
- 契約関連
用途別に整理しておくとすぐ取り出せます。
（2）クラウド保存を活用
Google Drive、OneDriveなどでバックアップを取りましょう。
（3）1日1回、記録を振り返る習慣を作る
数分の作業でトラブルの8割が防げます。
まとめ
相手とのやり取りを文書として残す習慣は、日常生活でも仕事でも非常に重要です。メール・LINE・メモ・写真・録音など、簡単にできる方法を組み合わせるだけで、トラブルの多くを未然に防ぐことができます。
「何となく不安」「後で揉めそう」と感じた時こそ、記録を残しておくことが大切です。文書の扱いに不安がある場合は、行政書士に相談することでより確実なトラブル対策ができます。
