【導入文】
外国人が日本で働き続けるためには、在留期間が満了する前に「在留資格更新」を行う必要があります。更新には多くの書類が必要となり、特に企業側が用意すべき資料が不足していると審査が遅れたり不許可になるリスクがあります。本記事では、更新に必要な書類と、企業が準備しておくべきポイントを分かりやすく解説します。
1. 更新申請で必要となる書類一覧
在留資格の更新で提出する書類は、外国人本人と企業側の双方が準備する必要があります。
（1）外国人本人が準備する書類
- パスポート
- 在留カード
- 申請書（入管の指定様式）
- 写真（縦4cm × 横3cm）
- 住民票
- 直近の源泉徴収票や給与明細（職種による）
※ 正確な書類は在留資格の種類によって異なります。
（2）企業側が準備する書類
- 雇用契約書
- 会社概要資料（パンフレットなど）
- 登記事項証明書
- 決算書（直近年度）
- 給与台帳・勤務時間記録
- 源泉徴収簿・法定調書合計表
- 事業内容説明書（入管指定様式）
審査で最も重視されるのが 事業の安定性・継続性 を示す書類です。
2. 書類提出で審査される主なポイント
更新審査では、以下の点が特に注目されます。
（1）仕事内容が在留資格と一致しているか
例えば「技術・人文知識・国際業務」であれば、専門性の高い業務が行われている必要があります。
（2）給与が適正で安定しているか
日本人と同等の待遇かどうかも審査されます。
給与が安定していることを示すため、給与明細や源泉徴収簿の提出が求められます。
（3）会社の経営状況は健全か
赤字でも更新されるケースはありますが、継続性が疑われるレベルの場合は不許可の可能性が高まります。
（4）勤務実態が適切に管理されているか
- 勤怠管理
- 契約内容
- 業務内容の資料化
などが整っていないと「適正な管理ができていない」と判断されることがあります。
3. 不備になりやすい書類とその対策
更新でよくある不備を紹介します。
（1）会社概要資料が古い・不足している
事業内容の説明が不十分だと、在留資格との適合性が判断できません。
→ 最新のパンフレットやHPのURLを用意しておくと良いです。
（2）雇用契約書の内容が実態と違う
記載されている業務内容と実際の業務が異なると、更新に影響します。
→ 業務内容を見直し、最新の契約書を作成しましょう。
（3）勤怠・給与台帳の管理が不十分
勤務実態を説明できる資料は審査で重要。
→ 月次で整理しておくと更新時に慌てません。
4. スムーズに更新を通すための企業側のポイント
更新を問題なく行うためのコツは次のとおりです。
- 在留期限を社内カレンダーで共有する
- 必要書類は常に最新の状態に保つ
- 給与・勤務時間などの管理体制を整える
- 業務内容が在留資格に合っているか定期的に確認する
- 人事・総務担当者に在留資格の基礎知識を共有する
適切な管理ができている企業は、更新審査がスムーズに進む傾向があります。
まとめ
在留資格更新の成否は、企業がどれだけ書類を整備しているかによって大きく左右されます。特に事業内容の説明や給与・勤務記録、契約内容の整合性は審査で重視されるポイントです。
更新申請をスムーズに進めるためには、日頃から必要書類を整理し、勤務実態を丁寧に管理しておくことが重要です。不安がある場合は、行政書士に早めに相談することで、更新のリスクを最小限にすることができます。
